Neue IT-Lösungen einführen – HEALTH & SOCIAL CARE BLOG

Sozialunternehmen brauchen digitale Tools, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Was Träger bei der Einführung neuer Lösungen beachten sollten, erklärt Martin Weiß, Geschäftsführer Sozialwirtschaft und Gesundheitswesen bei AKQUINET.

Sozialunternehmen können mit digitalen Lösungen ihre Effizienz und Performance verbessern und sich flexibel an Veränderungen des Marktes anpassen. So können digitale Tools zum Beispiel dabei helfen, neue Geschäftsfelder zu erschließen. Digitalisierung sichert so die Zukunft des Sozialunternehmen und steigert die Attraktivität als Arbeitgeber.

Doch obwohl sich in den vergangenen Jahren einiges im Bereich Digitalisierung getan hat, sind viele Träger noch ganz am Anfang. Teilweise fehlen in Einrichtungen noch Grundlagen wie WLAN und passende Endgeräte, oder die Beschäftigten sind auf die Nutzung digitaler Tools nicht vorbereitet.

Wie gehe ich die Einführung von digitalen Tools an?

Wer digitale Lösungen effektiv nutzen will, muss sein Unternehmen zuerst auf den Prüfstand stellen. Die grundlegenden Fragen, die eine Organisation sich stellen muss, sind die folgenden:

Auf welchem Stand ist die Digitalisierung im Unternehmen?
Verbinde ich mit den digitalen Lösungen auch neue Unternehmensziele oder möchte ich das Unternehmen mit dem aktuellen Geschäftszweck nur zukunftssicher aufstellen?
Wie sehen meine aktuellen Prozesse aus und wie stelle ich diese optimal auf?
Unterstützen digitale Lösungen die Mitarbeitenden mit optimaler Nutzerfreundlichkeit?
Sind meine Mitarbeitenden schon in der Lage, mit den digitalen Lösungen effektiv und intuitiv umzugehen oder müssen diese qualifiziert werden?
Habe ich im Unternehmen die technische Geräteausstattung wie zum Beispiel Tablets und Smartphones oder muss ich diese anschaffen?
Ist die IT-Infrastruktur so ausgebaut, dass digitale Lösungen unternehmensweit und einheitlich genutzt werden können?
Wo benötige ich WLAN, LTE oder zukünftig 5G für die Datenkommunikation und steht dies dann auch stabil zur Verfügung?
Sind die geplanten digitalen Lösungen zukunftssicher und gehen mit der Zeit oder habe ich möglicherweise in der Zukunft ein veraltetes System?
Welcher Lösungspartner passt am besten zu meiner Organisation?

Letztendlich ist die Kernfrage zu klären, inwieweit die digitalen Lösungen mein Sozialunternehmen bestmöglich unterstützen können und was ich dafür in meinem Unternehmen zu berücksichtigen haben.

Ziele festlegen

Für die Einführung digitaler Lösungen müssen sich Unternehmen sehr klar darüber sein, welche Ziele sie kurzfristig, mittelfristig und langfristig verfolgen. Sie müssen zum Beispiel festlegen, welche Angebote und Leistungen sie künftig erfüllen wollen und ob dafür das Leistungsportfolio erweitert werden muss. Erst danach beginnt die Beschäftigung mit den aktuellen Prozessen und Unternehmensabläufen.

In dieser ersten Phase müssen Unternehmen gegebenenfalls zuerst die bestehenden Prozesse beschleunigen und verbessern, bevor zusätzlich neue digitale Lösungen angeschafft und eingesetzt werden. Nicht selten müssen Unternehmen dafür grundlegende Prozesse wie Finanzbuchhaltung, Controlling und Vertrieb ganz neu denken.

Tochterunternehmen und Kunden einbinden

In einer folgenden Phase kann das Unternehmen dann weiterführende digitale Automatisierungssysteme und intelligente Anwendungen ergänzen und ausbauen. Dabei sollten Geschäftspartner, andere sozialwirtschaftliche Akteure, Tochterunternehmen und vor allem der digital affine Kunde der Zukunft eingebunden werden.

Zugriff auf relevante Daten sichern

Beim nächsten Schritt der Einführung von digitalen Lösungen müssen Sozialunternehmen einen Blick auf ihre Daten werfen. Denn Organisationen können digitale Lösungen nur dann in vollem Umfang nutzen, wenn sie auf alle relevanten Daten zugreifen können. Hierzu zählen ganz grundlegende Informationen, etwa Belegung einer Einrichtung, Erlöse nach Geschäftsfeldern oder Personalkosten. Die aktuellen Techniken bieten hier hervorragende Möglichkeiten.

Die IT-Abteilung sollte hier gemeinsam mit allen Fachbereichen und der Führungsebene besprechen, welche Daten relevant sind und welche Informationen sich daraus generieren lassen. Wird nur die IT-Abteilung einbezogen, besteht die Gefahr, dass digitale Lösungen entweder wenig oder gar nicht beachtet werden oder kein Mehrwert für das Gesamtunternehmen entsteht.

Digitale Tools individuell anpassen

Unternehmen können digitale Lösungen effizient und kostengünstig an die Bedarfe der Anwender anpassen, ohne dass hierfür ein aufwändiges Programmieren und tiefes Eingreifen in die Systemarchitektur erfolgen muss. Daher ist es sinnvoll, die eigenen Mitarbeitenden zu fragen, welche Prozesse sich vereinfachen und welche Routineaufgaben sich automatisieren ließen. Es lohnt sich, dieses Thema unabhängig von einer geplanten Einführung von digitalen Lösungen grundsätzlich anzugehen, um hier technologieneutral zu entscheiden. Das Ziel muss sein, alle Chancen für die Vereinfachung und Automatisierung zu nutzen und dies als Basis für die Umsetzung digitaler Lösungen zu nutzen.

Brüche im Datenfluss beseitigen

Digitale Lösungen können Daten in Echtzeit verarbeiten, die sie beispielsweise aus der Einsatzplanung oder der Dokumentation generieren, und diese ohne Medienbrüche für Nutzer zur Verfügung stellen oder direkt weiterverarbeiten. Damit dies gelingt, müssen Organisation jedoch ermitteln, welche störenden Brüche auf dem Datenweg noch existieren. Diese Bruchstellen können sich zwischen verschiedenen Datenformaten oder IT- und Geschäftsprozessen befinden.

Wichtig ist zudem, dass eine einheitliche Datenplattform vorhanden ist, die alle Businessfunktionen und Geschäftsprozesse übergreifend und zusammenhängend abbildet. So erhalten vom Geschäftsführer bis zum Fachpersonal alle den Zugriff auf identische und vor allem aktuelle Daten.

Cloudlösung bevorzugen

Auf Grundlage dieser Überlegungen lässt sich eine sinnvolle Roadmap für die Einführung von digitalen Lösungen entwickeln und umsetzen. Dabei sollten Unternehmen den Fokus auf Cloudlösungen legen. Denn nur so lässt sich die digitale Lösung dauerhaft immer wieder anpassen und erweitern. Wichtig ist zudem, dass Roadmap und Strategie für alle transparent sind und die Organisation als Ganzes nicht überfordern oder Mitarbeitende abhängen. Damit dies gelingt, sollten Unternehmen etwa darauf achten, klare Ziele zu setzen und diese verständlich zu kommunizieren. Sie müssen ausreichend Reserven in Budget, Zeit und Ressourcen einplanen. Und sie sollten alle Beteiligten in die Veränderungsprozesse einbeziehen, teilhaben lassen und vor allem transparent und kontinuierlich dazu informieren.

Mitarbeitende in den Fokus rücken

Zentral ist, die Mitarbeitenden bereits während der Planung mit ins Boot zu holen. Nur so erreichen Unternehmen eine hohe Akzeptanz und eine effektive und umfängliche Nutzung digitaler Lösungen. Die ganze Organisation muss dabei lernen, aus der Sicht des Kunden sowie produktorientiert zu denken statt in der bisherigen traditionellen Logik der Leistungserbringung und Pflegesystematik.

Der Autor:
Dr. Martin Weiß arbeitet seit 2016 bei dem IT-Unternehmen AKQUINET im
Bereich Sozialwirtschaft und Gesundheitswesen als Geschäftsführer.

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